Si vous avez besoin de lancer une entreprise ou tout simplement un projet ( compris au sein même d’une entreprise ou d’une organisation), il faudra pouvoir attribuer un rôle à chacune et chacun des acteurs. On remarque ainsi que l’organisation peut être largement améliorée si des principes simples et clairs définissent les niveaux de responsabilité de chacune et chacun. C’est en cela que la matrice RACI peut d’ailleurs vous aider, à l’aide d’un tableur Excel par exemple.Zoom sur ce qu’il faut prioritairement définir pour pouvoir donner le niveau de responsabilité logique et utile à l’ensemble du groupe.
S’assurer que la raison d’être de l’entreprise ou du projet est claire
Pour que les niveaux de responsabilité soient bien définis, il faut commencer par évoquer la notion de « raison d’être » de l’entreprise ou du projet. Cela suppose donc de faire un brief complet de la question est d’être capable d’énoncer clairement le projet et ses objectifs. On pourra ici à propos se tourner vers notre article sur les objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste, Temporellement défini) qui n’a pas une simple vocation marketing mais surtout une vocation d’organisation. Poser les bases de la compréhension des objectifs par toutes et tous est ici essentiel.
Lister et valider les rôles de chacun
Dans une seconde étape, il s’agira de lister les rôles de chacun en définissant la raison d’être de chaque rôle affecté. Pour rendre la chose la plus efficace possible, il s’agit également de recueillir clairement le consentement des personnes et acteurs concernés. Ce consentement préalable est essentiel pour pouvoir ensuite répartir convenablement les rôles. L’organisation d’un projet ou d’une entreprise est d’abord et avant tout une question de communication interne. Si un acteur, un salarié ou un collaborateur n’adhère pas au projet, ce dernier risque tout simplement de ne pas avancer. En tant que manager, il est de votre rôle de comprendre les raisons d’une éventuelle démotivation et d’y remédier.
Faire vivre et évoluer les rôles affectés
Enfin, il ne s’agit pas simplement d’affecter telle ou telle tâche à une personne et attendre d’elle qu’elle s’engage sur son niveau de responsabilité sans l’aider et faire vivre ce rôle dans l’organisation ou l’entreprise. Cela implique ici encore des efforts de réflexions managériales pour permettre à chacune et chacun de vivre son rôle dans un objectif d’accomplissement et de raison d’être de l’entreprise ou du projet.
La mise en place régulière de réunions de gouvernance, en plus des entretiens annuels par exemple, peut permettre de recentrer les objectifs mais aussi faciliter la communication interne, développer de nouvelles opportunités liées au projet, changer les rôles des différents acteurs dans certains cas. C’est la condition pour s’assurer que le niveau de responsabilité des uns et des autres sera toujours compris et consenti.
X.D.