Une fiche de paie (ou un bulletin de paie) est un document obligatoire dès lors que l’on a des salariés. Particulièrement encadré par le Code du Travail, la fiche de paie peut se créer assez facilement de nos jours avec un logiciel dédié et paramétré pour la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Il faut préciser ici que la création d’un bulletin de paie en ligne par un site comme Karotpay ou avec un logiciel implique de respecter des mentions obligatoires. Zoom sur ces règles que tout bon spécialiste de la paye doit connaître pour pouvoir respecter normes et lois.
Quelles mentions obligatoires sur un bulletin de paie ?
Pour être en conformité avec la loi, un employeur doit préciser un certain nombre de mentions obligatoires sur une fiche de paie rappelant la nature et le montant de la rémunération fixée par le contrat de travail. Voici la liste des éléments indispensables pour bien réaliser la fiche de paie selon l’article R 3243-1 du Code du travail :
Il est nécessaire d’indiquer le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que le nom de l’établissement dont dépend le collaborateur ;
- Les URSSAF fournissent un numéro de référence pour le versement des cotisations sociales. Il faut ici préciser le numéro SIRET de l’établissement ainsi que le code APE (NAF) ;
- Dans la plupart des cas, il existe une convention collective et celle qui est applicable doit être précisée. A défaut de convention collective (cas rare), il faut préciser les références du Code du Travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de l’activité salariée (rupture du contrat de travail) ;
- Bien entendu, le nom du salarié concerné ainsi que sa classification conventionnelle (voir notre sujet sur le salaire conventionnel) applicable selon la convention collective (ainsi que son coefficient) ;
- Obligatoire également, la période et le nombre d’heures qui sont apportées au salaire versé en distinguant toutefois le taux normal applicable et les heures supplémentaires s’il y a lieu. Certains salariés sont au forfait, il convient dans ce cas de préciser sur le bulletin de paie sa nature et son volume ;
- Dans une fiche de paie, il faut pouvoir préciser également la nature de base de calcul du salaire qui n’est pas la durée du travail effectif ;
- C’est aussi une obligation pour la personne en charge de la paie de préciser sur le bulletin le montant de la rémunération brute, la nature et le montant des primes et autres avantages octroyés soumis à cotisations salariales et patronales ;
- En fonction des situations, le montant et la nature des retenues sur salaires sur la rémunération brute doit être précisé. On pense ici particulièrement à la CSG/CRDS, aux cotisations salariales, à la loi Fillon également ;
- Le montant net versé et la date du paiement ;
- Le montant de prise en charges de frais annexes comme les frais de transport ;
- La mention obligatoire d’obligation de conservation de la fiche de paie sans limitation de durée selon l’article R 3243-5 du Code du Travail.
Comment doit-on transmettre le bulletin de paie au salarié ?
Pour être dans les normes et respecter la loi, depuis 2017, la dématérialisation du bulletin de paie est devenue la règle. On ne l’envoie par courrier papier que de manière exceptionnelle. Cela rend la chose plus aisée pour l’employeur qui peut ainsi plus facilement créer ses fiches de paies pour ses collaborateurs via des outils de gestion en ligne. Précisons toutefois que le salarié peut refuser ce procédé sur demande et obtenir ses fiches de paies mensuelles par courrier s’il le souhaite.
Enfin, Il est à noter que si l’employé doit conserver indéfiniment ses bulletins de paie, l’employeur doit quant à lui conserver l’ensemble des fiches de paie pendant une durée minimale de cinq années. Une obligation intangible depuis plusieurs années à présent.
C.S.