Lorsqu’on lance une entreprise, il est essentiel de prévoir et budgétiser les différentes charges auxquelles celle-ci devra faire face. Que ce soit lors de la phase de création ou au cours de son exploitation, chaque dépense doit être anticipée pour garantir la viabilité et la pérennité de l’entreprise. Dans cet article, nous détaillerons les différentes charges d’une entreprise, de la phase de lancement jusqu’aux charges sociales et fiscales.
Les charges liées à la création de l’entreprise
Lors de la création d’une entreprise, plusieurs dépenses spécifiques doivent être intégrées dans le prévisionnel financier. Ces charges sont liées à la mise en place de la structure légale et au démarrage des activités de l’entreprise. Dans le plan comptable général (PCG), ces charges sont principalement enregistrées dans les comptes de la classe 6. Cependant, certaines de ces dépenses peuvent également être immobilisées et enregistrées dans les comptes de la classe 2. Voici un aperçu détaillé des charges à prévoir lors de la création de l’entreprise, avec les codes de comptes du plan comptable correspondant.
1. Les frais administratifs et juridiques d’une entreprise en création
Les frais administratifs et juridiques englobent l’ensemble des coûts nécessaires à la création légale de l’entreprise. Ils sont généralement enregistrés dans les comptes de la classe 62 – Services extérieurs, et peuvent inclure :
- Les frais de création : Ces frais incluent plusieurs types de dépenses :
- La rédaction des statuts : Les honoraires du professionnel (notaire, avocat, ou expert-comptable) chargé de rédiger les statuts de l’entreprise sont enregistrés dans le compte 6226 – Honoraires ;
- Les frais de publication au journal des annonces légales : La publication de l’annonce légale de création est une étape obligatoire. Ces frais sont comptabilisés dans le compte 6231 – Annonces et insertions ;
- Les honoraires : Les honoraires liés à l’assistance lors de la création de l’entreprise, tels que les prestations d’un cabinet d’expertise-comptable, sont également comptabilisés dans le compte 6226 – Honoraires.
- Les frais de greffe : Pour immatriculer l’entreprise, des frais de greffe doivent être acquittés. Leur montant dépend de la forme juridique (SARL, SAS, EURL, etc.) et est enregistré dans le compte 6227 – Frais d’actes et de contentieux. Ce compte regroupe toutes les dépenses liées aux formalités administratives et juridiques, y compris les droits d’enregistrement et les frais de greffe ;
- Le dépôt de marque : Si l’entreprise souhaite déposer une marque auprès de l’INPI pour protéger son identité, les frais de dépôt doivent être pris en compte. Le coût du dépôt de marque (environ 190 euros pour une seule classe) est enregistré dans le compte 205 – Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires. Étant donné qu’un dépôt de marque apporte une valeur durable à l’entreprise, cette dépense est souvent immobilisée. Cependant, les frais liés à la défense ou à la promotion de la marque peuvent être enregistrés en charge dans le compte 626 – Services bancaires et assimilés, si ces frais sont récurrents et ne répondent pas aux critères d’immobilisation.
2. Les frais d’installation de l’entreprise
Les frais d’installation couvrent les dépenses liées à la prise de locaux et à l’achat d’équipements nécessaires au démarrage des activités de l’entreprise. Selon leur nature, ces frais peuvent être inscrits soit comme charges, soit comme immobilisations.
- Les locaux : Que l’entreprise loue ou achète des locaux, plusieurs dépenses doivent être anticipées :
- Le droit au bail et le dépôt de garantie : Les dépenses liées à l’acquisition d’un droit au bail ou au dépôt de garantie sont comptabilisées dans le compte 275 – Dépôts et cautionnements versés. Ce compte regroupe les sommes versées en garantie de contrats de location. Si ces sommes sont récupérables, elles ne sont pas considérées comme des charges ;
- Les travaux d’aménagement : Les travaux d’aménagement des locaux (peinture, rénovation, mise en conformité, etc.) sont inscrits dans le compte 2135 – Agencements, aménagements des constructions. Ces dépenses peuvent être amorties sur leur durée d’utilisation ;
- Les loyers et charges locatives : Les loyers sont comptabilisés dans le compte 6132 – Locations immobilières. Les charges locatives (eau, électricité, chauffage, etc.) sont quant à elles enregistrées dans les comptes 6061 – Fournitures non stockables (eau, électricité, gaz, carburants).
- Les équipements : L’acquisition d’équipements nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise représente un coût initial significatif. Selon leur nature, ces dépenses sont inscrites comme suit :
- Le matériel informatique : Les ordinateurs, serveurs, et autres équipements informatiques sont comptabilisés dans le compte 2183 – Matériel de bureau et matériel informatique. Les logiciels, s’ils sont achetés, sont inscrits dans le compte 205 – Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires ;
- Le mobilier : Les meubles de bureau (chaises, tables, etc.) sont comptabilisés dans le compte 2184 – Mobilier. La nature durable de ces équipements implique qu’ils sont souvent immobilisés et amortis sur leur durée de vie ;
- Les petits matériels et outillages : Les petits matériels et outillages dont le coût est peu élevé peuvent être inscrits dans le compte 6063 – Fournitures d’entretien et de petit équipement, à condition qu’ils ne soient pas destinés à être utilisés sur une longue période.
3. Les coûts de lancement
Les coûts de lancement sont des dépenses effectuées pour initier et développer les activités de l’entreprise. Ils sont généralement classés dans les comptes de la classe 62 – Services extérieurs.
- Études de marché et business plan : La réalisation d’une étude de marché ou d’un business plan peut être nécessaire pour définir la stratégie de l’entreprise et convaincre d’éventuels investisseurs ou partenaires. Les frais relatifs à ces études sont enregistrés dans le compte 6222 – Rémunérations d’intermédiaires et honoraires ;
- Les frais de communication : Le lancement d’une entreprise s’accompagne souvent de la mise en place d’actions de communication et de marketing :
- Création d’un site internet : Les dépenses liées à la création d’un site web, y compris l’achat d’un nom de domaine, l’hébergement, et la conception graphique, peuvent être comptabilisées dans le compte 205 – Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires, si le site a une valeur durable et est susceptible d’être utilisé sur une longue période. Dans le cas contraire, elles peuvent être enregistrées en charge dans le compte 6234 – Publicité, publications ;
- Supports marketing : La production de supports marketing tels que les cartes de visite, brochures, et flyers est inscrite dans le compte 6231 – Annonces et insertions. Les frais de publicité et de marketing sont généralement considérés comme des charges courantes, sauf s’ils sont liés à une campagne publicitaire majeure apportant des avantages économiques durables.
Les charges de fonctionnement de l’entreprise
Une fois que l’entreprise est en activité, elle doit faire face à des charges courantes qui sont essentielles pour son bon fonctionnement. Ces charges varient en fonction de la nature de l’activité de l’entreprise (production, négoce, services) et sont principalement inscrites dans les comptes de la classe 6 – Charges d’exploitation du plan comptable général (PCG). Voici un aperçu des principales charges courantes auxquelles une entreprise doit faire face et les comptes correspondants dans le plan comptable.
1. Les frais généraux
Les frais généraux sont des dépenses récurrentes nécessaires pour l’activité quotidienne de l’entreprise. Ils sont principalement inscrits dans les comptes de la classe 61 et 62 du plan comptable et constituent ce que l’on appelle des charges fixes :
- Les fournitures et petits équipements : Les dépenses liées aux fournitures administratives et aux petits équipements sont comptabilisées de la manière suivante :
- Les fournitures de bureau : Les dépenses en fournitures administratives (papier, stylos, cartouches d’encre, etc.) sont enregistrées dans le compte 6064 – Fournitures administratives. Ces charges sont courantes et doivent être régulièrement budgétisées ;
- Le petit matériel de bureau : Les équipements mineurs tels que les petits meubles, le matériel informatique basique, etc., sont comptabilisés dans le compte 6063 – Fournitures d’entretien et de petit équipement. Ces dépenses ne sont pas immobilisées car elles ne constituent pas un investissement à long terme.
- Les services : Cette catégorie regroupe un ensemble de frais courants liés à l’exploitation de l’entreprise :
- Les frais postaux : Les coûts liés à l’envoi de courriers, colis, et autres services postaux sont enregistrés dans le compte 6261 – Services postaux.
- Les assurances : Les assurances (responsabilité civile, locaux, véhicules, etc.) sont inscrites dans le compte 616 – Primes d’assurances.
- Les honoraires : Les honoraires versés à des professionnels tels que les experts-comptables, avocats, et consultants sont comptabilisés dans le compte 6226 – Honoraires. Ce compte regroupe les frais relatifs à des prestations de services effectuées par des tiers.
- Les abonnements : Les abonnements à internet, téléphonie, et logiciels de gestion sont enregistrés dans le compte 626 – Services bancaires et assimilés ou dans 6135 – Locations mobilières si ces abonnements incluent la location d’équipements (comme des modems ou des serveurs).
- Les frais bancaires : Les frais bancaires liés à la gestion des comptes bancaires de l’entreprise sont inscrits dans le compte 627 – Services bancaires et assimilés.
2. Les dépenses liées à l’activité
Les dépenses liées à l’activité varient en fonction de la nature de l’entreprise, on parle de « charges variables ». Elles concernent les coûts nécessaires pour produire, acheter, ou fournir des services.
- Les coûts de production ou d’achat : Ces coûts sont essentiels pour le fonctionnement des entreprises de production, de négoce, ou de services :
- Les achats de matières premières : Pour les entreprises de production, les achats de matières premières (bois, acier, plastique, etc.) sont enregistrés dans le compte 601 – Achats stockés – Matières premières ;
- Les achats de marchandises : Pour les entreprises de négoce, l’achat de marchandises destinées à la revente sans transformation est comptabilisé dans le compte 607 – Achats de marchandises ;
- L’énergie : Les coûts d’électricité, de gaz et de carburant pour les machines de production ou les véhicules de l’entreprise sont enregistrés dans le compte 6061 – Fournitures non stockables (eau, électricité, gaz, carburants) ;
- La maintenance et les réparations : L’entretien des machines, du matériel, et des installations est comptabilisé dans le compte 6155 – Entretien et réparations sur biens immobiliers et 6156 – Entretien et réparations sur biens mobiliers. La maintenance informatique est, quant à elle, inscrite dans le compte 615 – Entretien et réparations ;
- La sous-traitance : Les coûts de sous-traitance, particulièrement importants pour les entreprises de services, sont inscrits dans le compte 611 – Sous-traitance générale ;
- Les frais de stockage : Les frais de location d’entrepôts ou de box, les coûts de stockage de matières premières ou de marchandises, ainsi que les services logistiques, sont enregistrés dans le compte 6132 – Locations immobilières.
- Les charges de publicité et de marketing : La publicité et le marketing sont des éléments cruciaux pour développer la notoriété d’une entreprise. Les charges liées à ces activités sont classées comme suit :
- Les campagnes publicitaires : Les coûts des campagnes publicitaires (digitales, imprimées, TV, etc.) sont comptabilisés dans le compte 623 – Publicité, publications ;
- La création de supports de communication : Les dépenses pour la création de brochures, flyers, cartes de visite, et autres supports marketing sont également inscrites dans le compte 6231 – Annonces et insertions ;
- Les services marketing : Les prestations d’un community manager ou d’une agence de communication sont enregistrées dans le compte 6226 – Honoraires.
3. Les charges liées aux locaux et équipements d’une entreprise
Les charges liées aux locaux et aux équipements sont incontournables pour la plupart des entreprises. Elles sont principalement enregistrées dans les comptes de la classe 61.
- Les loyers et charges locatives :
- Les loyers : Les loyers mensuels des locaux commerciaux, des entrepôts, et des bureaux sont comptabilisés dans le compte 6132 – Locations immobilières ;
- Les charges locatives : Les charges locatives (eau, électricité, gaz, etc.) sont inscrites dans le compte 6061 – Fournitures non stockables (eau, électricité, gaz, carburants) ;
- La Contribution Foncière des Entreprises (CFE) : La CFE, qui est une taxe payée par les entreprises au titre de la location de locaux professionnels, est enregistrée dans le compte 6351 – Impôts, taxes et versements assimilés.
- La maintenance et la mise à niveau : L’entretien des équipements et des locaux engendre des frais réguliers qui sont indispensables pour le maintien en bon état de l’outil de travail :
- L’entretien des locaux : Les frais liés à l’entretien des locaux (ménage, réparations mineures, etc.) sont enregistrés dans le compte 6155 – Entretien et réparations sur biens immobiliers ;
- La maintenance des équipements : Les frais d’entretien des machines, des véhicules, et des équipements informatiques sont inscrits dans le compte 6156 – Entretien et réparations sur biens mobiliers ;
- La mise à niveau des logiciels : Les coûts de mise à jour des logiciels et systèmes informatiques sont enregistrés dans le compte 615 – Entretien et réparations. Dans certains cas, lorsque la mise à niveau implique une nouvelle licence, les coûts peuvent être immobilisés dans le compte 205 – Concessions et droits similaires.
Les charges sociales et fiscales constituent un poste de dépenses significatif pour l’entreprise, surtout lorsqu’elle emploie des salariés. Ces charges sont non seulement obligatoires, mais elles représentent également une part importante du budget de fonctionnement. Dans le plan comptable, elles sont principalement enregistrées dans les comptes de la classe 64 – Charges de personnel et de la classe 63 – Impôts, taxes et versements assimilés. Voici une présentation détaillée de ces charges avec leurs comptes comptables associés.
Les charges sociales englobent l’ensemble des contributions versées par l’entreprise pour financer le système de protection sociale. Elles sont enregistrées principalement dans les comptes de la classe 64.
- Salaires et cotisations sociales :
- Les salaires bruts : Les rémunérations des employés sont enregistrées dans le compte 641 – Rémunérations du personnel. Il s’agit du salaire brut avant déduction des cotisations sociales salariales ;
- Les cotisations sociales : Les cotisations sociales sont réparties entre les cotisations salariales (part des salariés) et les cotisations patronales (part de l’employeur). Elles couvrent plusieurs prestations sociales, telles que la sécurité sociale, l’assurance chômage, la retraite, les allocations familiales, et l’assurance maladie. Les cotisations sociales patronales sont enregistrées dans le compte 645 – Charges de sécurité sociale et de prévoyance. Voici quelques sous-comptes utilisés :
- 6451 – Cotisations d’assurances sociales : Couvre les cotisations relatives à la sécurité sociale (maladie, vieillesse, etc.) ;
- 6453 – Cotisations aux organismes de prévoyance : Couvre les cotisations pour les mutuelles et assurances complémentaires ;
- 6454 – Cotisations d’allocations familiales : Couvre les cotisations versées pour les allocations familiales ;
- 6458 – Autres charges sociales : Utilisé pour d’autres cotisations, telles que les contributions à la formation professionnelle.
- La comptabilisation des cotisations : Les cotisations sociales salariales sont prélevées sur le salaire brut des employés et versées aux organismes sociaux. Elles sont enregistrées dans le compte 431 – Sécurité sociale jusqu’à ce qu’elles soient payées aux organismes compétents.
- Les assurances obligatoires : L’entreprise est tenue de souscrire à certaines assurances pour se prémunir contre les risques liés à son activité :
- L’assurance responsabilité civile professionnelle : Cette assurance protège l’entreprise contre les dommages qu’elle pourrait causer à des tiers dans le cadre de son activité. Les primes d’assurance sont comptabilisées dans le compte 616 – Primes d’assurances ;
- L’assurance accidents du travail : Pour protéger les salariés en cas d’accidents survenus pendant l’exercice de leurs fonctions, l’entreprise souscrit à une assurance accidents du travail, dont les cotisations sont également enregistrées dans le compte 645 – Charges de sécurité sociale et de prévoyance.
2. Les impôts et taxes d’une entreprise
Les impôts et taxes sont des prélèvements obligatoires que l’entreprise doit verser à l’État ou aux collectivités locales. Ils sont inscrits dans les comptes de la classe 63 – Impôts, taxes et versements assimilés.
- Les impôts sur les bénéfices : Le type d’imposition dépend de la forme juridique de l’entreprise :
- Les impôt sur les sociétés (IS) : Les sociétés soumises à l’IS, comme les SARL et SAS, calculent cet impôt sur la base de leur résultat imposable. Le montant de l’IS à payer est comptabilisé dans le compte 695 – Impôts sur les bénéfices. Le taux de l’IS peut varier en fonction du chiffre d’affaires et des bénéfices réalisés ;
- Les impôt sur le revenu (IR) : Pour les entreprises individuelles ou les sociétés de personnes (EURL, SNC, etc.) relevant de l’IR, l’imposition se fait au niveau de l’exploitant. Dans ce cas, il n’y a pas d’impôt à enregistrer dans les comptes de l’entreprise, car il s’agit d’un prélèvement personnel.
- Les taxes : Il est à noter que les taxes à payer dépendent de l’activité de l’entreprise, de sa taille, et de sa localisation :
- La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : La TVA collectée sur les ventes est comptabilisée dans le compte 44571 – TVA collectée. La TVA déductible sur les achats est inscrite dans le compte 44566 – TVA déductible sur autres biens et services. La différence entre la TVA collectée et la TVA déductible est versée à l’administration fiscale et comptabilisée dans le compte 44551 – TVA à décaisser ;
- La cotisation foncière des entreprises (CFE) : La CFE est due par toutes les entreprises disposant de locaux professionnels. Elle est comptabilisée dans le compte 6351 – Impôts directs. Cette cotisation est calculée sur la base de la valeur locative des biens immobiliers utilisés par l’entreprise ;
- La taxe sur les véhicules de société (TVS) : Les entreprises qui possèdent ou utilisent des véhicules à des fins professionnelles doivent s’acquitter de la TVS. Elle est enregistrée dans le compte 6354 – Taxes assises sur les salaires ;
- La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) : Les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 500 000 euros doivent verser la CVAE. Cette taxe est calculée sur la valeur ajoutée produite par l’entreprise et est comptabilisée dans le compte 6358 – Autres impôts, taxes et versements assimilés.
Pour conclure sur les différentes charges d’une entreprise
Les charges d’une entreprise sont nombreuses et variées. Elles commencent dès la phase de création avec les frais administratifs, juridiques, et d’installation, et se poursuivent tout au long de l’activité avec les frais de fonctionnement et les charges sociales et fiscales. Une bonne planification et une budgétisation précise de ces charges permettent à l’entrepreneur de sécuriser son projet et de piloter son entreprise de manière efficace. Faire appel à un expert-comptable pour élaborer un prévisionnel financier s’avère souvent judicieux pour anticiper les dépenses et optimiser la gestion financière de l’entreprise.
R.C.