Lorsqu’une entreprise ferme ses portes, les responsables peuvent se demander combien de temps ils doivent conserver les documents relatifs à cette activité. Cet article vous aidera à comprendre les obligations de conservation des papiers, les types de documents concernés, les personnes qui peuvent les demander et les sanctions prévues par la loi en cas de non-respect des règles.
De quels papiers parle-t-on ?
Il existe trois principales catégories de documents que les entreprises doivent conserver même après leur fermeture :
- Les documents civils, commerciaux et comptables ;
- Les documents sociaux.
Zoom sur chacun de ces éléments.
Les documents civils et commerciaux
Les contrats signés lors d’échanges commerciaux, les documents relatifs aux transactions bancaires et les papiers concernant le transport de biens et de marchandises sont soumis à une période de conservation légale de cinq ans. Cette durée permet de s’assurer que toutes les parties impliquées disposent des informations nécessaires pour résoudre d’éventuels litiges ou vérifications ultérieures.
Quant aux déclarations en douane, elles doivent être conservées pendant une période plus courte, soit trois ans. Ces documents sont essentiels pour assurer le respect des réglementations douanières et faciliter le contrôle des importations et exportations.
En ce qui concerne les autres types de documents, tels que les factures émises ou reçues par des clients ou des fournisseurs, les contrats conclus par le biais de moyens électroniques et les correspondances commerciales (y compris les bons de commande et les bons de livraison), ils doivent être conservés pendant une durée plus longue, soit dix ans. Cette période de conservation est nécessaire pour garantir que toutes les parties concernées puissent accéder aux informations pertinentes en cas de besoin, pour des raisons fiscales, légales ou commerciales.
La conservation de ces documents pendant une décennie permet également de s’assurer que les entreprises respectent leurs obligations en matière de traçabilité et de transparence. Par ailleurs, ces documents peuvent être sollicités par les autorités fiscales et autres organismes de contrôle pour vérifier la conformité de l’entreprise avec les réglementations en vigueur.
Les documents sociaux
Concernant les différents types de documents et leurs durées de conservation respectives, il est essentiel de respecter les délais légaux pour chaque catégorie rencontrée dans l’entreprise. Par exemple, les bulletins de paie, qu’ils soient conservés sous forme papier ou électronique, doivent être gardés pendant 5 ans. De même, le registre unique du personnel doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié. Les documents relatifs aux contrats de travail, aux salaires, aux primes, aux indemnités, aux soldes de tout compte et aux régimes de retraite doivent également être conservés pendant une période de 5 ans.
Quant aux documents liés aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, ils doivent être conservés pendant 3 ans. La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait ainsi que la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation doivent aussi être conservées pendant 3 ans.
Les documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés et des heures d’astreinte et de leur compensation doivent être conservés pendant 1 an. Il est important de conserver ces informations pour assurer le respect des réglementations en matière de temps de travail et pour faciliter la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.
En ce qui concerne les observations ou mises en demeure émises par l’inspection du travail, ainsi que les vérifications et contrôles effectués par le comité social et économique (CSE), autrefois appelé comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), il est recommandé de conserver ces documents pendant 5 ans. La conservation de ces documents permet de s’assurer que l’entreprise respecte les normes de sécurité et les conditions de travail requises par la loi.
Enfin, les déclarations d’accident du travail soumises à la caisse primaire d’assurance maladie doivent être conservées pendant 5 ans. Cette période de conservation est essentielle pour garantir le suivi des accidents du travail et pour assurer le respect des obligations légales en matière de santé et de sécurité au travail.
En respectant ces durées de conservation pour chaque type de document, les entreprises s’assurent de se conformer aux exigences légales et réglementaires, mais aussi peuvent apporter ces éléments aux personnes et administrations qui les demandent.
La conservation des documents peut se faire électroniquement parfois
Qui peut les demander ?
Plusieurs organismes ou individus peuvent demander à consulter les documents d’une entreprise fermée. Parmi eux, on trouve :
- Les administrations fiscales : elles peuvent demander les documents comptables pour vérifier la conformité fiscale de l’entreprise ;
- Les organismes sociaux : ils peuvent demander les documents sociaux pour vérifier le respect des obligations légales en matière de droit du travail ;
- Les anciens salariés : ils peuvent demander à consulter leurs bulletins de salaire et autres documents relatifs à leur contrat de travail ;
- Les créanciers de l’entreprise : en cas de litige ou de contentieux, les créanciers peuvent demander à consulter les documents civils et commerciaux pour faire valoir leurs droits ;
- Les partenaires commerciaux : en cas de litige commercial, les partenaires de l’entreprise peuvent également demander à consulter les documents pertinents.
Ce que dit la loi en termes de sanctions
La loi française prévoit des sanctions en cas de non-respect des obligations de conservation des documents d’une entreprise fermée. Les sanctions varient en fonction de la gravité de l’infraction et de la nature du document concerné. Parmi les sanctions possibles, on trouve :
- Des amendes administratives : en cas de non-respect des délais de conservation, l’entreprise peut être soumise à des amendes administratives fixées par les autorités compétentes.
- Des sanctions pénales : en cas de destruction ou de dissimulation intentionnelle de documents, les responsables de l’entreprise peuvent être poursuivis pénalement et encourir des peines de prison et/ou des amendes.
Pour aller plus loin
Les différentes catégories de documents, qu’il s’agisse de documents civils et commerciaux, de documents comptables, de documents sociaux ou d’autres types de documents spécifiques comme l’assurance décennales même après la liquidation de l’entreprise, doivent être conservées pendant les durées requises par la loi.
Le respect de ces durées de conservation permet non seulement de garantir la transparence et la traçabilité des activités commerciales, mais aussi de faciliter la résolution de litiges, d’assurer le respect des obligations fiscales et sociales et de se conformer aux exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
Pour aller plus loin, il est recommandé de mettre en place un système de gestion documentaire efficace, qui permette de classer, d’archiver et de retrouver facilement les documents concernés. Les entreprises peuvent également envisager de numériser leurs documents pour faciliter leur conservation et leur accès, tout en réduisant les risques de perte ou de détérioration.
R.C.