Lorsque l’on est dirigeant d’entreprise, on se penche avec grand intérêt sur la rentabilité de celle-ci. Pour cela, en étudiant ne serait-ce que les éléments issus du bilan, on peut étudier certains postes de charges inscrits au compte de résultat. Les achats et charges externes sont un enjeu majeur car ils représentent le plus généralement un poids important des dépenses de l’entreprise. Ils peuvent non seulement avoir un fort impact sur la rentabilité, comme évoqué, mais aussi une incidence sur la trésorerie même. En contrôle de gestion, on utilisera par exemple une matrice des enjeux-impacts sur ces postes afin de prioriser les actions de réduction de coûts ou de cost-killing dont l’impact sera le plus fort. Cela dit, certains de ces postes ont un fort enjeu pour le développement de l’entreprise. ; Il faut dès lors passer à un arbitrage.
Les charges externes, que regroupent-elles ?
Par définition, les charges externes regroupent en comptabilité l’ensemble des services achetés à l’extérieur par une entreprise donnée. A ce titre, elles sont nombreuses et peuvent être par exemple le loyer versé à un bailleur pour les commerçants, des frais de téléphonie et d’Internet, des frais de publicité, les abonnements à des logiciels, les honoraires de l’expert-comptable, des assurances, des dépenses d’électricité, des frais de déplacement. Autant d’éléments donc que l’entreprise ne produit pas en interne. D’autres charges, et notamment les coûts de transport ou les achats de matières premières et marchandises, ne sont pas comptabilisés généralement comme charge externe
Distinguer les charges externes pour faire du cost-killing
Dans les exemples précédents, qui composent une grande part des dépenses des entreprise en moyenne, certaines charges mériteront nécessairement votre attention en fonction de vos objectifs. Il faut donc ici faire un lien très concret avec votre stratégie d’entreprise pour imaginer faire un peu (beaucoup parfois) de cost-killing.
Conseils méthodologiques pour vos objectifs
Pour être efficace, commencez par vous pencher sur vos objectifs :
- Commencez par vous focaliser là où il y a le plus d’enjeux à moyen terme : Les économies d’échelle, l’optimisation des processus, l’amélioration factuelle d’un produit/service, la mutualisation des ressources, etc.
- Faites ensuite un choix qui répond aux priorité de vos collaborateurs. Ici, pour prendre un exemple concret, si vous êtes une société de services, il est fort possible que certains abonnements à des logiciels ont du sens pour leur confort, d’autre beaucoup moins.
- Inscrivez ces objectifs dans le budget de l’entreprise.
Le plan d’économie sur l’année
Dans le budget défini chaque année, inscrivez un plan d’action sur vos charges externes. Validez également que les économies sont prévues dans les réductions de dépenses de l’année. Ici, une veille pourra vous permettre de comparer chacun des postes étudiés. En téléphonie, mais aussi sur les logiciels, les conseils extérieurs, vous pourriez trouver des offres plus intéressantes.
Les charges externes justifiées à une époque ne le sont plus forcément quelques mois ou années plus tard !
Faire du reporting pour mesurer la performance d’achat
Le plus simple ici, pour une petite entreprise, est de valider votre méthodologie en observant les économies réalisées sur le résultat, la baisse des prix, la réduction de certaines consommations, voire la baisse des coûts complets d’acquisition.
La couverture d’achat est également un outil de reporting : Quel pourcentage des achats de l’entreprise est non couverts par un acte d’achat (on pensera ici notamment aux contrats).
L’étude du nombre de fournisseurs, de la satisfaction client, de la qualité, des délais de livraisons, voilà également un certain nombre d’éléments à étudier durant cette étude de la performance.. Enfin, comme évoqué au début de ce sujet, le suivi des conditions de paiement entre également en jeu parce que les réductions de charges externes ne se traduisent pas nécessairement immédiatement par une amélioration de votre trésorerie.
Généralités et conseils
On n’insistera jamais sur l’importance de bien identifier toutes les charges externes et leur finalité dans le cycle de production de votre entreprise. De même, il est important d’être continuellement en veille et à l’affut des opportunités pour réduire les coûts (cost-killing) sans pour autant perdre sur d’autres plans comme la qualité. regardez également les bonnes pratiques des concurrents et pensez à challenger parfois vos équipes pour améliorer l’efficience.
Regardez avec attention chaque poste de charge en vous demandant d’abord si c’est un achat récurrent ou non récurrent ; Le traitement sera logiquement différent. Analysez les écarts mensuels avec votre tableau de bord.
X.D