En comptabilité, la balance comptable est un tableau particulièrement utilisé où sont reportés les comptes du grand livre dans l’ordre du Plan Comptable Général (PCG). Ce n’est pas un élément obligatoire pour l’entreprise mais cela reste un outil essentiel pour faire étudier l’évolution d’une situation comptable sur certains comptes.
Définition de la balance comptable
Particulièrement utilisée à certains moments de l’exercice, et notamment dans la préparation du bilan et du compte de résultat, la balance comptable est un tableau qui peut prendre plusieurs formes et qui donne les comptes du grand livre par l’ordre du PCG avec pour chacun de ces derniers :
- Le numéro du Plan Comptable Général ;
- L’intitulé exact ;
- Le total des mouvements débit ;
- Le total des mouvements crédit ;
- Le solde qui en découle et qui peut être nul, débiteur ou créditeur.
On distingue la balance générale qui est périodiquement établie, le plus souvent tous les mois ; Cette dernière permet l’établissement des comptes annuels comme le bilan, le compte de résultat et les annexes. Mais il existe aussi des balances auxiliaires que les comptables appellent également « relevés nominatifs » qui sont des documents récapitulatifs de tous les comptes de tiers individuels. Ces dernières sont établies à partir des grands livres auxiliaires.
L’utilité d’établir des balances en comptabilité
Une balance est un outil d’appréciation de la situation patrimoniale de l’entreprise et de l’activité de cette dernière. Son intérêt est donc double puisqu’elle permet d’estimer et d’étudier les comptes de la classe 1 à 5 (les comptes de bilan) et les classes 6 et 7 du PCG (les comptes de Gestion).
En outre, la balance générale a l’avantage de favoriser le contrôle de la comptabilité d’une entreprise et de vérifier l’exactitude du bilan et du compte de résultat de l’entreprise ou de la société. Document comptable généralement simple à sortir avec les logiciels moderne, la balance comptable fait apparaître les soldes créditeurs et débiteurs sur la période de l’exercice choisi.
Exemples de balances comptables et lecture
Pour illustrer les propos précédents, voici des exemples de balances utilisées en comptabilité mais aussi plus généralement en gestion.
Exemple de balance générale
Pour favoriser la compréhension de ce que peut être une balance comptable, voici un exemple de balance générale sortie périodiquement :
| Numéros | Intitulés | Mouvements | Soldes | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Débit | Crédit | Débiteur | Créditeur |
Techniquement, il s’agit donc d’un tableau unique qui correspond à une simple opération de regroupement de tous les comptes ouverts par l’entreprise dans son grand livre. A partir d’un tel exemple de balance, il est possible de faire des vérification arithmétiques et de lire :
- Total des débits = Total des crédits pour avoir une égalité du principe de la partie double en comptabilité.
- Total des mouvements = Total du journal pour apprécier l’égalité issue du report des écritures du journal dans le grand livre.
- Total des soldes débiteurs = Total des soldes créditeurs pour l’égalité du report du grand livre à la balance
Cette lecture permet également de vérifier des égalités plus précises pour des comptes plus spécifiques et particulièrement importants en comptabilité comme le compte 512 (Banque) qui doit ici correspondre au relevé bancaire. Il est aussi possible de faire la même chose avec les autres comptes de la classe 5 évidemment (notamment le compte Caisse 530).
Exemple de balance auxiliaire
Par définition, la balance auxiliaire ne s’intéresse qu’aux comptes tiers :
- l’ensemble des comptes auxiliaires rattachés au compte 411 pour les clients ;
- L’ensemble des comptes auxiliaires rattachés au compte 401 pour les fournisseurs.
Ici un exemple de tableau pour le compte client 411 et comptes auxiliaires rattachés :
| Comptes clients | Clients | Solde à l'ouverture | Total des débits | Total des crédits | Solde à la clôture | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| TOTAL |
Cette balance auxiliaire permet de faire état des créances clients en cours par exemple et permettre de faciliter une relance de ces derniers au besoin. Elle permet également d’avoir un aperçu du chiffre d’affaires de l’entreprise.
En gestion, il est même possible d’aller plus loin avec cette balance auxiliaire en la transformant en « balance âgée ». Exemple.
Exemple de balance âgée
Avec ce type de tableau extrait de la comptabilité, il est possible de faire un état précis des dettes et créances, de transmettre également ces états au service de recouvrement par exemple :
| Clients | Créances totales | Créances échues | Créances à échoir | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| - 30 jours | - 60 jours | - 90 jours | - 30 jours | - 60 jours | - 90 jours | ||
| M. Dupont | |||||||
| Mme Duchemin | |||||||
| TOTAL |
La balance âgée, comme l’ensemble des balances comptables, n’est pas un document obligatoire mais un réel outil d’aide à la décision en particulier sur l’état de la trésorerie d’une entreprise.
X.D.