L’achat et la gestion des stocks constitue un besoin important pour les entreprises concernées. SI la comptabilité établit une ventilation entre les stocks de marchandises, de matières premières et de produits finis, la leçon que l’on peut en tirer est qu’il existe toujours des coûts liés à ces flux. Dans cet article, nous allons voir comment gérer et acheter un stock au moment opportun et si possible au meilleur prix. Explications sur la politique d’achat qui consiste en une mise à disposition de l’entreprise de l’ensemble des biens tels que l’énergie, les matériels, les matières premières.
Définir des objectifs pour la gestion et l’achat de stocks
Comme à chaque fois, il vous faudra hiérarchiser les priorités, y compris sur l’achat et la gestion de stock. Ainsi, par exemple, une entreprise peut décider à juste titre, pour une même catégorie de produits d’avoir :
- Un seul fournisseur afin d’avoir de meilleures conditions financières, des livraisons rapides (les consommateurs finaux en sont friands), des compressions de frais de transports et nouer ainsi un réel partenariat ;
- Plusieurs fournisseurs pour une meilleure indépendance et la sécurisation des approvisionnements, la mise en concurrence pour un meilleur prix ou délai.
A noter que tout ce qui découle ensuite relève de l’organisation interne de l’entreprise et de ses relations avec les fournisseurs. Voir à ce sujet notre article sur le Juste à temps (JAT).
Mais plus généralement la gestion des stocks répond au double objectif suivant : un délai minimum de satisfaction de la demande et un coût minimum. Rappelons ici que le coût du stockage se compose de :
- Le coût de possession des stocks,
- Les coûts de passation de commandes,
- Le coût de pénurie ou de rupture de stock.
Ce dernier point oblige ainsi les entreprises à déterminer ce que l’on appelle un stock de sécurité pour éviter la rupture. Un stock d’alerte permet, quant à lui, de déclencher la passation de commande. Les professionnels de la logistique des stocks utilisent ainsi plusieurs modèles reconnus de gestion des stocks :
- Le modèle Wilson qui est destiné à déterminer la quantité optimale de commandes mais aussi la cadence d’approvisionnement afin de minimiser les coûts de stockage (Un modèle qui est apprécié lorsque la demande, les prix et les délais sont connus à l’avance) ;
- Le modèle Kanban qui propose la suppression des coûts de stockage (Le JAT évoqué déjà plus haut) ;
- Le modèle ABC qui est encore très présent dans les différents entrepôts et qui consiste en un modèle de gestion par exception : Chaque produit est classé en fonction de l’importance de la rotation de valeur. Une étude préalable est ici nécessaire qui détermine que les produits A deviennent prioritaires dans le réassort.
Processus de gestion des achats de stocks
La première étape consiste à définir et à décrire le besoin du service concerné, de l’unité de production par exemple. Ensuite, à l’aide de la documentation (Web ou interne), il convient de faire une recherche de fournisseur et de sélectionner une ou plusieurs entreprises. Troisième et dernière étape : Négocier via le service d’achat le prix des produits, les modalités de paiement, les conditions de livraison. La commande et le suivi de commande peuvent être formulés avec justesse via des documents spécifiques, y compris des conditions de commandes et la réception doit être enfin contrôlée (En appuyant le contrôle sur la qualité et la quantité de marchandises réceptionnées).
Pour ce qui concerne l’organisation des achats, on peut découper l’activité en trois :
- Le marketing-achat qui consiste à trouver les fournitures, les fournisseurs s’informer sur l’évolution des produits ;
- La gestion des achats permettant de procéder à des appels d’offres, la négociation des conditions et la passation de contrats ;
- Le suivi des commandes visant à surveiller l’exécution, l’assurance des contrôles effectués ou encore la mise en place de la partie administrative.
Optimiser la zone de stockage pour la gestion
Que l’on soit en magasin ou en entreprise industrielle, la zone de stockage est un entrepôt permettant d’entreposer les stocks, en grands ou petits volumes. Pour être efficace et pour intégrer les stocks dans votre processus de cycle d’exploitation, une nomenclature est à mettre en place permettant que chaque produit stocké reçoive un numéro de référence correspondant à la zone de stockage en question. Cela permet un meilleur contrôle des produits. A ce titre, il existe plusieurs méthodes d’optimisation de l’organisation, parfois combinées :
- La méthode « une place pour chaque chose, et une chose à sa place » que de nombreux petits détaillants adoptent ;
- Une méthode « n’importe quoi n’importe où » ;
- La méthode de fréquence de rotation des stocks ;
- La méthode d’épuisement des stocks dite « PEPS » : Premier entré, premier sorti (First in, first out (fifo)) ou son opposée : Last in, fist out (lifo)) ;
- La méthode du coût moyen unitaire pondéré ;
- La méthode du prix standard (ou forfaitaire).
Notez qu’avec l’évolution des prix (à la hausse ou à la baisse), il peut être intéressant d’étudier différemment les méthodes fifo et lifo. Par principe comptable, aucune entreprise ne peut changer de méthodologie au cours de l’année. Enfin, pour clore cet aspect de notre sujet, un stockage peut être assuré manuellement, semi-automatiquement ou automatiquement en fonction des performances du CRM de l’entreprise et des ses infrastructures.
X.D