Le document Kbis est un extrait d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il s’agit en quelque sorte de la « carte d’identité » de l’entreprise qui atteste de son existence juridique et fournit plusieurs informations la concernant. Mais toutes les entreprises ne sont pas éligibles à un tel document. Voici un éclairage sur les structures concernées et celles qui ne le sont pas.
Les entreprises concernées par le Kbis
Les entreprises qui peuvent obtenir un extrait Kbis sont celles qui sont immatriculées au RCS. Il s’agit principalement des sociétés commerciales, c’est-à-dire :
- Les Sociétés à Responsabilité Limitée (SARL) : Composées de deux associés au minimum, elles sont très courantes en France. Leur responsabilité est limitée à leurs apports ;
- Les Sociétés Anonymes (SA) : Cette forme de société nécessite un capital minimum et est généralement utilisée par les grandes entreprises ;
- Les Sociétés par Actions Simplifiées (SAS) : De plus en plus prisées, elles offrent une grande liberté dans la rédaction des statuts ;
- Les Sociétés en Nom Collectif (SNC) : Dans ces sociétés, les associés sont indéfiniment responsables des dettes de la société ;
- Les Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée (EURL) et les Sociétés par Actions Simplifiées Unipersonnelles (SASU) : Il s’agit de sociétés constituées d’un seul associé.
De plus, certaines entités non commerciales, mais qui exercent une activité commerciale, peuvent aussi être immatriculées au RCS, et donc obtenir un Kbis. C’est le cas, par exemple, des sociétés civiles, des exploitations agricoles ou encore des établissements publics industriels et commerciaux.
Les entreprises non concernées par le K-Bis
À l’inverse, toutes les formes d’entreprises ne peuvent pas obtenir un K-Bis. En général, les structures qui ne sont pas immatriculées au RCS en sont exclues. Il s’agit notamment de :
- Les auto-entrepreneurs (ou micro-entrepreneurs) : Ces petites structures individuelles ne sont pas tenues de s’inscrire au RCS. Elles obtiennent en revanche un extrait K (et non K-Bis) lors de leur inscription au Registre des Entreprises et des Établissements ;
- Les professions libérales : Les médecins, avocats, architectes, etc., ne sont pas tenus également de faire l’inscription sus-mentionnée. Ils sont enregistrés auprès de l’Urssaf ;
- Les associations : Bien qu’elles aient une existence juridique, les associations ne sont pas considérées comme des entreprises et elles ne peuvent donc pas obtenir de K-Bis ;
- Les entreprises agricoles : Ces entreprises sont inscrites au Registre de l’Agriculture et non au RCS. Elles ne sont donc pas éligibles pour un K-Bis.
Il est essentiel pour chaque entreprise de comprendre si elle est concernée par l’obtention d’un K-Bis, car c’est un document souvent demandé dans les relations d’affaires En effet, ce dernier prouve en effet l’existence légale de l’entreprise et offre une visibilité sur ses principales caractéristiques.
Le SIREN est un justificatif que le K-Bis pour les autres statuts que ceux inscrits au RCS
Que présenter si l’on a pas de K-bis ?
Pour les structures ne disposant pas d’un extrait K-Bis, différentes alternatives existent en fonction de leur statut juridique.
- Les auto-entrepreneurs (ou micro-entrepreneurs) : Ils peuvent présenter un extrait K ou un justificatif d’inscription au Registre des Entreprises et des Établissements. En général, le numéro SIREN (que l’on peut trouver facilement en ligne sur le Répertoire 2ponyme) est souvent suffisant pour prouver l’existence légale de l’entreprise ;
- Les artisans : Tout comme les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs, peuvent justifier leur activité professionnelle en présentant un extrait K ou une attestation d’inscription au Registre des Entreprises et des Établissements. En règle générale, le numéro SIREN, accessible facilement en ligne, s’avère suffisant pour attester de l’existence juridique de leur entreprise ;
- Les professions libérales : Ces professionnels peuvent fournir une attestation d’inscription à l’Urssaf, ou à l’Ordre correspondant à leur profession (Ordre des médecins, Ordre des avocats, etc.). Ils disposent également d’un numéro SIREN ;
- Les associations : Elles peuvent fournir un récépissé de déclaration à la préfecture, qui atteste de leur existence.Ces dernières disposent aussi d’un numéro SIREN. Pour certaines activités, une attestation d’inscription au RNA (Répertoire National des Associations) peut également être demandée ;
- Les entreprises agricoles : Ces structures peuvent présenter un extrait K-Bis agricole, obtenu lors de leur inscription au Registre de l’Agriculture.
Dans tous les cas, le numéro SIREN, unique à chaque entreprise et délivré par l’INSEE à la création de l’entreprise, est un élément essentiel qui prouve l’existence juridique de la structure.
Il convient cependant de noter que certaines entités ou certains contrats peuvent exiger spécifiquement un extrait K-Bis, notamment dans le cadre d’opérations commerciales importantes ou d’appels d’offres. Il est donc recommandé de vérifier les exigences spécifiques en la matière.
Répondre à des appels d’offre ou marché publics sans Kbis ?
C’est tout à fait possible ! Pour optimiser les interactions entre entreprises et administration, deux décrets, n°2021-632 et n°2021-631, ont été promulgués le 22 mai 2021. Leur but est de simplifier les procédures administratives pour les entreprises en éliminant l’obligation de fournir un KBis ou un extrait du répertoire des métiers.
Ces décrets ont un impact particulièrement significatif dans le domaine du droit de la commande publique. En effet, les administrations ne sont plus tenues de demander ce document lors de la réception des candidatures ou de l’attribution des marchés publics, une avancée administrative majeure pour les entreprises et les services publics.
Suite à ces changements, l’article R2143-9 du Code de la Commande Publique a été modifié par le décret n°2021-631, en vigueur dès le 1er novembre 2021, pour faciliter le processus de candidature aux marchés publics. Selon cette modification, le candidat n’a besoin que de son numéro unique d’identification pour prouver son éligibilité. Les candidats étrangers doivent présenter un document de leur pays d’origine attestant de leur éligibilité.
Enfin, les candidats en redressement judiciaire doivent fournir une copie des jugements prononcés, assurant l’accès à toutes les informations nécessaires sans l’exigence d’un K-Bis.
R.C.