Lors de la création d’une société et plus généralement d’une entreprise, l’un des premiers éléments à prendre en compte est la question de la domiciliation. C’est un élément essentiel pour déterminer l’adresse administrative, fiscale et juridique de l’entreprise. Comprendre les tenants et aboutissants de la domiciliation de société, c’est faciliter grandement votre parcours entrepreneurial. Cet article vise à éclairer votre lanterne sur ce sujet.
Une définition de la domiciliation
L’expression « domiciliation d’une société » fait référence à la localisation précise qui sert d’adresse administrative, juridique et fiscale à une entreprise. Cette adresse particulière est d’une importance capitale, car elle est celle qui est mise en avant et utilisée sur tous les documents officiels et légaux associés à l’entreprise. Il s’agit notamment des factures émises par l’entreprise, des contrats signés, ainsi que des échanges de correspondances avec les entités administratives. Cette adresse joue également un rôle crucial dans le contexte juridique, puisqu’elle est celle où sont reçus les courriers formels et les éventuelles convocations en justice.
Lors de la mise en place d’une entreprise, la déclaration de cette adresse est une étape obligatoire et il est à noter que cette adresse n’est pas figée et peut être modifiée ultérieurement. Cependant, ce changement est soumis à une procédure spécifique et doit respecter certaines formalités pour être légal.
L’adresse de domiciliation de la société peut être établie dans divers lieux. Elle peut être le domicile personnel du dirigeant de l’entreprise, une option souvent choisie par les entrepreneurs individuels ou les petites entreprises. Elle peut également être un local commercial (avec un bail notamment) ou industriel, une option privilégiée par les entreprises qui disposent d’un espace physique dédié à leur activité. Une autre possibilité consiste à choisir l’adresse d’une société de domiciliation, une option appréciée par les entreprises qui cherchent à projeter une image professionnelle et prestigieuse (par exemple ) Paris ou dans de grandes métropoles comme Lille, Lyon, Marseille ou encore Nantes) sans avoir à investir dans un espace de bureau coûteux.
Les sociétés de domiciliation : Un outil pour se domicilier facilement
Une société de domiciliation est une entité commerciale spécialisée dans la fourniture de services de domiciliation aux entreprises. Ces sociétés offrent une adresse physique qui peut être utilisée comme siège social par les entreprises qui sont inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM). Par conséquent, elles sont utiles à une large variété de structures juridiques, qu’il s’agisse de sociétés anonymes (SA), de sociétés en nom collectif (SNC), de sociétés à responsabilité limitée (SARL), de sociétés par actions simplifiées (SAS), d’entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL), de sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU) ou même d’entreprises individuelles, y compris les micro-entreprises.
L’adresse fournie par une société de domiciliation doit obligatoirement être utilisée comme siège social de l’entreprise cliente et dans le cas où le siège de l’entreprise se situe hors des frontières nationales, l’adresse fournie peut être utilisée pour représenter un établissement spécifique au sein du pays. Cette adresse sert principalement à recevoir le courrier officiel de l’entreprise.
L’exploitation d’une société de domiciliation est strictement réglementée par la loi. Les sociétés qui souhaitent offrir ces services doivent obtenir une autorisation préfectorale. Pour obtenir cette autorisation, elles doivent satisfaire à un certain nombre de conditions et soumettre un dossier complet à la préfecture de leur juridiction.
Pour donner un exemple concret, imaginons une start-up technologique basée à Berlin qui souhaite s’étendre au marché français. Plutôt que d’investir dans un espace de bureau coûteux à Paris, l’entreprise peut faire appel à une société de domiciliation française. Cette dernière fournira une adresse parisienne prestigieuse qui servira de siège social français à la start-up, lui permettant de recevoir du courrier et de présenter une image professionnelle sans les coûts d’exploitation d’un bureau traditionnel. Pour ce faire, la société de domiciliation doit avoir obtenu l’agrément préfectoral nécessaire, attestant qu’elle répond à toutes les conditions légales pour fournir de tels services.
On retrouve des sociétés de domiciliation à peu près dans toutes les villes de nos jours
Quels justificatifs de domiciliation avoir ?
Lors de la création d’une entreprise ou d’un transfert de siège social, la présentation de pièces justificatives appropriées en fonction du lieu de domiciliation s’impose. Voici une explication détaillée des justificatifs nécessaires selon le lieu choisi pour la domiciliation de votre entreprise :
Si la domiciliation est au domicile personnel du dirigeant…
Dans le cas où le dirigeant d’une entreprise choisit de domicilier sa société à son domicile personnel, il y a plusieurs scénarios possibles en fonction de son statut d’occupation de la propriété, et chaque situation nécessite des documents justificatifs spécifiques.
Si le dirigeant est locataire de son domicile, il lui incombe de fournir une autorisation formelle de domiciliation de siège social. Ce document, généralement délivré par le propriétaire ou le gérant de la propriété, donne la permission d’utiliser l’adresse du logement comme siège social de l’entreprise.
Si, en revanche, le dirigeant est propriétaire du lieu de résidence, il doit produire une attestation de domiciliation d’entreprise. Ce document est une déclaration formelle indiquant que le dirigeant a l’intention d’utiliser son domicile comme siège social de l’entreprise.
Dans le cas où le dirigeant est hébergé par un tiers, par exemple s’il vit chez un parent ou un ami, une attestation d’hébergement gratuit est nécessaire. Ce document, délivré par la personne qui héberge le dirigeant, confirme que le dirigeant a la permission d’utiliser l’adresse comme siège social de son entreprise, même s’il ne paye pas de loyer.
Dans tous ces scénarios, le dirigeant de l’entreprise est également tenu de fournir un justificatif de domicile en son nom. Ce document peut prendre diverses formes, comme une facture d’eau, d’électricité, de gaz, une facture de téléphonie fixe ou d’internet, ou encore une quittance de loyer. Ces documents permettent de prouver que le dirigeant réside effectivement à l’adresse qu’il souhaite utiliser comme siège social de son entreprise.
Si le lieu de domiciliation est un local commercial
Si l’entreprise est locataire du local commercial, elle doit produire le contrat de bail en tant que pièce justificative. Ce document est un accord formel entre le propriétaire du local et l’entreprise, détaillant les termes et conditions de la location. Il sert à prouver que l’entreprise a le droit d’occuper le local et de l’utiliser comme son siège social.
Dans le cas où l’entreprise est propriétaire du local commercial, un justificatif de jouissance du local au nom de l’entreprise est nécessaire. Ce justificatif peut prendre la forme de documents relatifs à l’achat de la propriété, comme l’acte de vente, qui démontrent que l’entreprise détient la propriété et a le droit d’utiliser le local comme siège social.
Quelle que soit la situation, locataire ou propriétaire, une attestation de mise à disposition du local est également requise. Ce document, généralement établi par l’entreprise elle-même, confirme que le local commercial est mis à disposition pour servir de siège social de l’entreprise. C’est une déclaration officielle qui certifie l’intention de l’entreprise d’utiliser le local pour ses opérations administratives et commerciales.
Dans le cas d’un centre d’affaires
Si une entreprise opte pour une domiciliation au sein d’un centre d’affaires, la documentation requise se compose principalement de deux documents clés :
- Le premier est un contrat de domiciliation. Ce document, établi entre l’entreprise et le centre d’affaires, détaille les termes et conditions de la domiciliation de l’entreprise à cette adresse. Un point important à noter est que ce contrat doit comprendre le numéro d’agrément préfectoral du centre d’affaires. Cet agrément est la preuve que le centre d’affaires est autorisé par l’autorité préfectorale à offrir des services de domiciliation, assurant ainsi le respect des normes et règles en vigueur ;
- Le second document essentiel est une attestation de domiciliation de l’entreprise. C’est un document formel généralement fourni par le centre d’affaires qui confirme que l’entreprise a établi son siège social à l’adresse du centre d’affaires. Cette attestation certifie que l’entreprise est bien domiciliée à l’adresse mentionnée et est conforme aux termes du contrat de domiciliation.
Les centre d’affaires proposent souvent un service de domiciliation de société
Dans le cas où une entreprise décide de domicilier son siège social au sein d’une autre entreprise, il y a deux documents primordiaux qui doivent être produits pour satisfaire les exigences administratives :
- D’abord, une convention de mise à disposition de locaux est nécessaire. Ce document, signé entre l’entreprise hébergeante et l’entreprise hébergée, détaille les conditions dans lesquelles les locaux sont mis à la disposition de l’entreprise hébergée. Il définit les droits et obligations de chaque partie, la durée de l’accord, ainsi que les modalités de résiliation.
- En plus de cela, un justificatif de jouissance du local au nom de l’entreprise hébergeante est exigé. Cela peut prendre la forme d’une facture de services publics au nom de l’entreprise hébergeante, comme une facture d’électricité, ou d’une quittance de loyer. Ce document sert à prouver que l’entreprise hébergeante a le droit d’occuper le local et, par extension, d’y héberger d’autres entreprises.
Pour un espace de coworking
Là encore, deux types de documents justificatifs principaux sont exigés pour confirmer cette domiciliation :
- Premièrement, l’entreprise doit produire un contrat de location d’espace de travail ou un certificat de domiciliation. Le contrat de location d’espace de travail est un accord entre l’entreprise et le fournisseur de l’espace de coworking, définissant les conditions d’utilisation de l’espace. Il détaille les termes et conditions de la location, y compris la durée, le coût, et les services inclus. Si un certificat de domiciliation est utilisé à la place, il sert à attester officiellement que l’entreprise a établi son siège social à l’adresse de l’espace de coworking ;
- Deuxièmement, un justificatif de jouissance du local au nom de l’entreprise de coworking est également requis. Ce document peut prendre diverses formes, mais il sert essentiellement à prouver que l’entreprise de coworking a le droit d’occuper les locaux et, par conséquent, a la capacité d’offrir des services de location et de domiciliation à d’autres entreprises. Par exemple, cela pourrait être une facture d’électricité, de gaz, d’eau, ou une quittance de loyer au nom de l’entreprise de coworking.
Pour conclure ce sujet
En définitive, la domiciliation d’une entreprise est une étape incontournable et fondamentale lors de la création ou du transfert de siège social de celle-ci. Elle nécessite une attention particulière et le respect de certaines formalités légales. Qu’il s’agisse de domicilier son entreprise à son domicile personnel, dans un local commercial, au sein d’un centre d’affaires, chez une autre entreprise ou dans un espace de coworking, chaque option implique des documents justificatifs spécifiques à produire. Ces justificatifs ont pour but de prouver le droit d’occupation des lieux et l’autorisation d’établir le siège social de l’entreprise à l’adresse en question. L’importance de la domiciliation d’entreprise ne saurait être sous-estimée pour l’image de marque de l’entreprise, sa présence sur le marché, et son accessibilité pour la correspondance officielle. Il est donc essentiel pour tout entrepreneur de comprendre les aspects pratiques et juridiques de la domiciliation afin de faire le meilleur choix possible pour sa société.
R.C.