Vous bénéficiez d’une solide expérience en tant que secrétaire salariée ou vous vous êtes formé au métier et vous souhaitez exercer cette fonction à domicile ? C’est une bonne idée car vous êtes déjà bien armé en termes de compétences. Cependant, être à son compte en tant que télésecrétaire nécessite de prendre en compte d’autres aspects, liés à la gestion d’entreprise. Nous faisons le point dans cet article sur « comment devenir secrétaire à domicile », mais l’idéal serait de passer par une courte formation de télésecrétariat pour appréhender toutes les facettes de votre nouveau métier.
- Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? Quel est son rôle ?
- Quelles sont les qualités personnelles indispensables pour exercer le métier de télésecrétaire ?
- Comment devenir télésecrétaire ?
- Comment trouver des clients lorsque l’on est secrétaire à son compte ?
- Les statuts juridiques pour le métier de télésecrétaire
- Le volet social de la secrétaire indépendante
- Le volet fiscal en télésecrétariat
- Pour conclure de manière générale sur le métier
Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? Quel est son rôle ?
Une télésecrétaire est une personne indépendante qui propose ses services administratifs à des entreprises ou des professions libérales, qui souhaitent externaliser cette fonction. Les clients sont généralement des cabinets médicaux, des artisans, des avocats ou de Toutes Petites Entreprises (TPE). La secrétaire indépendante opère très souvent sous le statut de micro-entreprise, elle n’est donc pas salariée de l’entreprise.
Elle exerce néanmoins les mêmes fonctions qu’une secrétaire traditionnelle qui serait salariée de l’entreprise, avec, par exemple, les missions suivantes : l’ouverture du courrier, la gestion des tâches administratives courantes (rédaction des courriers, des comptes-rendus de réunions, établissement des devis et des factures, recouvrement des créances etc.), la gestion des appels téléphoniques et de la prise de RDV etc. Ces missions ne sont pas exhaustives, son rôle de secrétaire peut évoluer vers un rôle d’assistante autonome et polyvalente selon les besoins exprimés par le client.
A noter que cette fonction se développe également maintenant auprès des particuliers (pour les personnes âgées par exemple) afin de les accompagner dans la gestion de leurs tâches administratives quotidiennes tel que le paiement de factures, la déclaration d’impôts, la réponse aux courriers etc. En travaillant pour les particuliers, vous serez considéré comme prestataire de service à la personne et vos clients pourront bénéficier d’une réduction d’impôt allant jusqu’à 50 %.
La gestion des rdv : un service classique des secrétaires indépendantes
Quelles sont les qualités personnelles indispensables pour exercer le métier de télésecrétaire ?
Cette fonction nécessite à la fois les qualités nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire indépendante mais également des qualités liées à la gestion d’entreprise.
La fonction de secrétaire nécessite une grande polyvalence. En effet, elle doit être multitâches, tout en étant organisée et en priorisant le travail à effectuer. Bien qu’elle soit très sollicitée, elle doit pouvoir se rendre disponible lorsque c’est nécessaire et ainsi pouvoir répondre aux urgences. Le métier de secrétaire étant un métier de contacts, elle doit posséder d’excellentes qualités humaines, avoir un sens relationnel aiguisé et maitriser parfaitement le français à l’oral comme à l’écrit.
En tant que chef d’entreprise, elle doit être suffisamment autonome pour prendre les bonnes décisions, pouvoir justifier de qualités et compétences commerciales, être en capacité de gérer son entreprise et savoir concilier sa vie de famille et sa vie professionnelle.
Comment devenir télésecrétaire ?
Comme pour toute création d’entreprise, il est fortement conseillé de se faire accompagner pour bien définir les tenants et les aboutissants de cette nouvelle vie professionnelle que vous vous apprêtez à vivre.
Vous devrez par exemple définir le statut de votre entreprise. Généralement, le métier de télésecrétaire s’exerce sous le statut de micro-entreprise mais il existe d’autres statuts qui peuvent également être intéressants à exploiter (entreprise individuelle, SAS, SA etc.). Chacun de ces statuts présente des avantages et des inconvénients, notamment en matière de fiscalité. Un accompagnement par les conseillers à la création d’entreprise des CCI ou de la BGE vous permettra de clarifier le statut qui correspondra le mieux à votre activité.
Cet accompagnement vous permettra également d’être épaulé dans la conception de votre business plan, la recherche d’aides à la création d’entreprise (comme l’ACRE), de définir les assurances nécessaires, d’être guidé dans la conception de votre étude de marché ou encore de votre stratégie commerciale et de communication.
Il est également important de suivre des formations pour être chef d’entreprise et de se faire accompagner sur la durée pour donner toutes les chances à votre projet de se pérenniser dans le temps.
Comment trouver des clients lorsque l’on est secrétaire à son compte ?
La première chose à faire est de se faire connaître. Mettre en place une stratégie de communication avec la création d’un site Internet bien référencé localement peut être une première étape.
Ensuite, vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux, comme Facebook ou LinkedIn, qui vous permettront d’élargir votre réseau et ainsi trouver de nouveaux clients. Prospecter sur LinkedIn, est un bon moyen d’identifier des contacts potentiels mais aussi de répondre à des demandes spontanées d’entreprises qui feraient leur demande directement via ce réseau. Les offres d’emplois « d’assistante » ou de « secrétaire » sur ce réseau, sont assez fréquentes, à vous de vous positionner habilement pour proposer vos services en tant que télésecrétaire.
Le networking, une stratégie gagnante pour une secrétaire indépendante
Il est aussi essentiel de participer à des événements professionnels locaux, comme les forums d’entreprises, les salons dédiés aux professionnels, les clubs d’entreprise et les ateliers. Ces événements sont l’occasion de rencontrer d’autres entrepreneurs et de nouer des relations d’affaires. Lors de ces rencontres, n’oubliez pas de distribuer des cartes de visite bien conçues, qui présentent vos services et vos coordonnées de manière claire et professionnelle.
Les plateformes de freelance, une opportunité à ne pas négliger
Il existe de nombreuses plateformes en ligne dédiées aux freelances, telles que Malt, Upwork ou Freelancer. Ces plateformes peuvent vous permettre de démarrer votre activité en trouvant vos premiers clients. Toutefois, pour se démarquer sur ces plateformes, il est important d’avoir un profil bien rempli, des recommandations et surtout, d’être réactif aux offres qui sont postées.
Le bouche-à-oreille, votre meilleur allié
N’oubliez pas la force du bouche-à-oreille. Vos clients satisfaits peuvent devenir vos meilleurs ambassadeurs. N’hésitez pas à leur demander des témoignages ou recommandations que vous pourrez utiliser sur votre site web ou vos supports de communication. En parallèle, pensez à proposer des offres de parrainage ou des remises pour les clients qui vous amènent d’autres clients.
Les partenariats stratégiques en télésecrétariat
Un autre moyen efficace pour trouver des clients est d’établir des partenariats avec des entreprises ou des professionnels qui ont une clientèle complémentaire à la vôtre. Par exemple, si vous ciblez principalement les avocats, vous pourriez envisager de créer un partenariat avec un éditeur de logiciel juridique ou un cabinet de comptabilité. Ces partenaires peuvent recommander vos services à leurs clients, et vice-versa.
Faire du networking
Les statuts juridiques pour le métier de télésecrétaire
Le choix du statut juridique est crucial lorsqu’on envisage de démarrer une activité en tant que télésecrétaire indépendante. Chaque statut offre des avantages et des inconvénients, et il est essentiel de choisir celui qui convient le mieux à votre situation personnelle, à vos ambitions professionnelles et à votre potentiel de chiffre d’affaires :
- La micro-entreprise (ou ex auto-entrepreneur) qui est une EI par définition : C’est le choix le plus simple et le plus adapté pour démarrer une activité de télésecrétaire. Il permet de bénéficier d’un régime fiscal simplifié et d’une exonération de la TVA. Les charges sociales et fiscales sont prélevées en pourcentage du chiffre d’affaires. Cependant, ce statut comporte des plafonds de chiffre d’affaires à ne pas dépasser ;
- L’entreprise individuelle (EI) au réel : Cette structure est adaptée aux entrepreneurs qui souhaitent avoir une comptabilité plus détaillée et qui envisagent un chiffre d’affaires élevé. L’EI n’est pas soumise à un capital minimum, mais l’entrepreneur est responsable des dettes de l’entreprise sur ses biens personnels ;
- La société par actions simplifiée (SAS ou SASU) ou la société à responsabilité limitée (SARL ou EURL) : Ces statuts conviennent aux entrepreneurs qui souhaitent s’associer ou qui envisagent un développement plus conséquent de leur activité. Ces structures offrent une séparation entre le patrimoine professionnel et le patrimoine personnel, ce qui limite la responsabilité de l’entrepreneur.
Quel que soit le statut juridique choisi, le régime social diffère. Pour les micro-entrepreneurs, les cotisations sociales sont payées mensuellement ou trimestriellement, en fonction du chiffre d’affaires réalisé. Pour les autres statuts, l’entrepreneur cotise en fonction de ses revenus, et il est possible qu’il relève du régime des travailleurs non salariés (TNS) ou du régime général des salariés, en fonction de la forme juridique de l’entreprise.
Il est également essentiel de prendre en compte la protection sociale : assurance maladie, retraite, prévoyance, etc. Le niveau de protection et les cotisations peuvent varier en fonction du statut juridique et du régime social choisi.
Le volet fiscal en télésecrétariat
La fiscalité est un autre élément à prendre en compte dans le choix du statut juridique. Les micro-entrepreneurs sont soumis à un régime fiscal simplifié où ils peuvent opter pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, payé en même temps que les cotisations sociales. Dans les autres statuts, la fiscalité dépendra de la structure choisie : impôt sur le revenu (IR) pour l’entreprise individuelle ou impôt sur les sociétés (IS) pour la SAS ou la SARL, par exemple.
Il est aussi à noter que selon le statut et le régime fiscal choisi, les obligations comptables varient. Une micro-entreprise aura des obligations simplifiées tandis qu’une SAS ou une SARL devra tenir une comptabilité plus détaillée et éventuellement faire appel à un expert-comptable.
Pour conclure de manière générale sur le métier
Devenir télésecrétaire indépendante à domicile offre de nombreuses opportunités, mais cela demande aussi beaucoup d’efforts, de persévérance et d’adaptabilité. La clé est d’être bien préparé, d’avoir une stratégie claire et de toujours chercher à se perfectionner, tant au niveau de ses compétences de secrétaire que de ses compétences entrepreneuriales. Le marché est vaste, et avec les bons outils et la bonne approche, vous pouvez réussir à vous y tailler une belle place.
R.C.