Le box de stockage est intéressant pour les sociétés et entreprises qui manquent d’espace ou qui cherchent à optimiser l’organisation de leurs biens. Il peut s’agir de matériel informatique, de documents d’archives, de matériel promotionnel ou encore de stocks de produits. Dans cet article, nous allons passer en revue les critères à prendre en compte pour choisir le box de stockage le plus adapté à votre entreprise sachant que nous avons déjà évoqué les avantages de ce type de prestation de location.
Évaluez vos besoins en matière d’espace
Avant de choisir un box de stockage, il est important d’évaluer avec précision vos besoins en matière d’espace. Faites un inventaire des biens que vous souhaitez stocker et estimez l’espace dont vous avez besoin. N’oubliez pas de prendre en compte la croissance future de votre entreprise et la possibilité d’un accroissement de vos besoins en stockage. Optez pour un box de stockage qui offre suffisamment d’espace, sans être trop grand pour éviter de gaspiller de l’espace et de l’argent.
La sécurité et protection de vos biens
La sécurité de vos biens stockés doit être une priorité lorsque vous choisissez un box de stockage. Vérifiez que le centre de stockage dispose de mesures de sécurité adéquates, telles que la vidéosurveillance, les alarmes, les contrôles d’accès et les gardiens. Assurez-vous également que le box est bien protégé contre les incendies, les inondations et les nuisibles. Les biens de valeur ou les documents sensibles nécessiteront des mesures de sécurité supplémentaires, comme des coffres-forts ou des armoires ignifuges.
L’emplacement et l’accessibilité
Choisissez un box de stockage situé à proximité de votre entreprise, afin de faciliter l’accès et de minimiser les coûts de transport. Les centres de stockage situés en périphérie des villes peuvent offrir des tarifs plus avantageux, mais pèsent sur le temps et le coût du transport. Assurez-vous également que le centre de stockage offre un accès pratique, avec des horaires flexibles et des équipements tels que des chariots élévateurs ou des monte-charges.
Les conditions de stockage
Les conditions de stockage peuvent varier en fonction des biens que vous souhaitez stocker. Certains articles, tels que les documents d’archives ou les équipements électroniques, peuvent nécessiter un environnement contrôlé en termes de température et d’humidité. Assurez-vous que le centre de stockage est en mesure de répondre à ces exigences, si nécessaire.
Le contrat et les tarifs
Comparez les tarifs des différents centres de stockage et évaluez le rapport qualité-prix offert. Les tarifs peuvent être facturés au mois, au trimestre ou à l’année. Vérifiez également les conditions du contrat, notamment la durée minimale de location, es conditions de résiliation et les modalités de paiement. Assurez-vous que le contrat est flexible et s’adapte aux besoins changeants de votre entreprise. N’hésitez pas à négocier les tarifs ou à demander des réductions en cas de location à long terme.
Il existe une multitude de capacités différentes pour le stockage
Le service client et l’assistance
Le service client et l’assistance, comme toujours, sont des aspects importants à prendre en compte lors du choix d’un box de stockage. Optez pour un centre de stockage qui offre un service client réactif et professionnel, capable de répondre rapidement à vos questions et de résoudre les problèmes éventuels. Vérifiez également si le centre de stockage propose des services supplémentaires, tels que la réception et l’expédition de colis, la gestion des stocks ou la mise à disposition de matériel de manutention.
Les assurances et les responsabilités
Comprendre les responsabilités et les assurances liées à un box de stockage est essentiel pour garantir la protection de vos biens et minimiser les risques financiers en cas de sinistre. Voici quelques exemples et détails supplémentaires pour vous aider à mieux appréhender ces aspects cruciaux.
Responsabilités du centre de stockage
Les centres de stockage ont généralement la responsabilité de fournir un environnement sécurisé et bien entretenu pour vos biens, en particulier lorsqu’il s’agit d’un data warehouse. Cela inclut :
- La mise en place de mesures de sécurité adéquates, telles que les caméras de surveillance, les alarmes et les contrôles d’accès ;
- L’entretien des installations pour prévenir les incendies, les inondations et les infestations de nuisibles ;
- La fourniture d’informations claires sur les règles et les procédures à suivre pour garantir la sécurité de tous les biens stockés.
Responsabilités de votre entreprise
En tant que locataire d’un box de stockage, votre entreprise a également certaines responsabilités :
- Le respect des règles et des procédures établies par le centre de stockage ;
- La souscription d’une assurance adéquate pour couvrir la valeur de vos biens stockés, si nécessaire ;
- La déclaration de tous les biens de valeur ou de nature sensible auprès du centre de stockage, afin de garantir leur protection et leur prise en compte dans le cadre de l’assurance.
Assurances incluses et assurances séparées
Certains centres de stockage incluent une assurance de base dans leurs tarifs. Par exemple, un centre de stockage peut proposer une couverture allant jusqu’à 5 000 euros par box loué. Cependant, cette assurance de base peut ne pas être suffisante pour couvrir la valeur totale de vos biens, ou ne pas inclure certaines catégories d’articles, tels que les équipements électroniques ou les biens de valeur.
Dans ce cas, il est important de souscrire une assurance séparée pour couvrir la différence. Vous pouvez choisir de souscrire une assurance spécifique pour les biens stockés ou d’étendre la couverture de votre assurance multirisque professionnelle pour inclure le box de stockage.
Évaluation des risques et couverture appropriée
Lorsque vous évaluez les risques liés au stockage de vos biens, tenez compte de plusieurs facteurs, tels que :
- La valeur totale des biens stockés et leur vulnérabilité aux sinistres, tels que les incendies, les inondations ou les vols ;
- La probabilité de sinistres, en fonction de l’emplacement du centre de stockage et de la qualité de ses installations ;
- Les coûts associés à la perte ou à la détérioration de vos biens, y compris la perte de revenus, les coûts de remplacement et les coûts liés aux retards de production.
En fonction de cette évaluation, assurez-vous de souscrire une assurance adaptée à vos besoins. Voici quelques exemples de couvertures que vous pourriez envisager :
- Assurance tous risques : Cette couverture offre une protection contre la plupart des sinistres, y compris les incendies, les inondations, les vols et les actes de vandalisme. Elle est généralement recommandée pour les biens de valeur ou les équipements coûteux ;
- Assurance responsabilité civile : Cette assurance protège votre entreprise en cas de dommages causés à des tiers par vos biens stockés, par exemple si un incendie se propage à d’autres box ou si un visiteur se blesse en trébuchant sur un objet mal rangé ;
- Assurance pertes d’exploitation : Cette couverture vous indemnise pour les pertes de revenus et les frais supplémentaires engendrés par un sinistre affectant vos biens stockés, par exemple si vous devez interrompre temporairement votre activité pour remplacer du matériel endommagé ou reconstruire un stock de produits.
Pour conclure
Choisir le bon box de stockage pour votre entreprise est une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise. Prenez le temps d’évaluer vos besoins, de comparer les différentes options et de poser les bonnes questions pour trouver le box de stockage le plus adapté à votre entreprise. En tenant compte de l’espace, de la sécurité, de l’emplacement, des conditions de stockage, du contrat, du service client et des assurances, vous pourrez choisir un box de stockage qui répondra parfaitement à vos besoins et vous permettra de développer votre entreprise en toute sérénité.
R.C.