Comment envoyer des mails en masse ? (e-mailing)

L’envoi d’e-mails en masse est une pratique répandue qui permet d’atteindre plusieurs destinataires simultanément, mais qui peut être contre-productive sans une bonne stratégie de ciblage. Découvrons ensemble comment maîtriser cet outil de communication électronique pour qu’il devienne un allié puissant plutôt qu’un frein à l’efficacité de votre entreprise. L’e-mailing pour faire des ventes s’apprend et c’est d’ailleurs souvent une spécialité en Webmarketing chez les professionnels.

Qu’est-ce que l’envoi d’e-mails en masse ?

L’envoi d’e-mails en masse, aussi désigné sous l’appellation de mailing de masse, est une technique de communication de plus en plus adoptée. Elle se caractérise par la diffusion d’un unique contenu électronique à un large panel de destinataires sous forme des mails professionnels. L’une des particularités de cette méthode réside dans sa flexibilité, puisqu’elle offre la possibilité de délivrer le message instantanément ou de programmer son envoi à une heure spécifique. Ainsi, en seulement quelques actions simples, quelques clics pour être précis, vous avez la possibilité de toucher non seulement des centaines mais potentiellement des milliers d’individus. Cela démontre l’étendue de la portée que peut avoir cette technique de communication lorsqu’elle est employée de manière stratégique.

Gmail peut être une solution d’envoi en masse

Comment mettre en place un envoi d’e-mails en masse ?

L’envoi d’e-mails en masse est relativement simple à mettre en œuvre :

1. Choisissez un service d’e-mail marketing fiable ;
2. Utilisez l’éditeur d’e-mails pour rédiger votre message ;
3. Intégrez votre liste de contacts dans l’espace dédié ;
4. Programmez l’envoi si nécessaire ;
5. Appuyez sur « Envoyer ».

Attention : Il est conseillé d’utiliser des outils spécifiques d’e-mail marketing plutôt que des services d’e-mail classiques tels que Gmail ou Outlook. Ces derniers ne permettent pas un suivi précis de vos performances. Des plateformes comme Mailerlite, Sendinblue, Convertkit et Mailchimp offrent des fonctionnalités avancées pour analyser et optimiser vos campagnes d’e-mail.

Les aspects techniques de l’e-mailing de masse

Pour bien comprendre et mettre en œuvre efficacement l’emailing, il est important d’appréhender certains aspects techniques. Voici les plus pertinents :

Protocoles de messagerie électronique

Les protocoles de messagerie électronique sont des règles qui permettent l’échange d’e-mails sur internet. Les plus couramment utilisés sont le SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pour l’envoi, le POP (Post Office Protocol) et l’IMAP (Internet Message Access Protocol) pour la réception des e-mails.

Enregistrements DNS

Les enregistrements DNS (Domain Name System) sont essentiels pour la délivrabilité des e-mails et ce sont eux qui assurent que votre e-mail arrive à destination et n’est pas marqué comme spam (voir donc à avoir un bon nom de domaine configuré). Parmi ces enregistrements, on trouve :

• SPF (Sender Policy Framework) : Cet enregistrement permet d’authentifier les serveurs autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine. Il aide à éviter le spoofing, une technique utilisée pour envoyer des e-mails frauduleux ;
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) : Il s’agit d’une méthode de validation de l’identité de l’expéditeur. Elle associe le nom de domaine à l’e-mail, renforçant la confiance des serveurs de messagerie et des destinataires ;
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) : DMARC utilise à la fois SPF et DKIM pour authentifier les e-mails. Il fournit également un moyen pour les destinataires de signaler les problèmes rencontrés lors de l’authentification.

Taille de l’e-mail et format

La taille de l’e-mail peut influencer sa délivrabilité. Un e-mail trop volumineux risque d’être rejeté par le serveur de messagerie du destinataire. Pour limiter la taille de vos e-mails, privilégiez les images de petite taille et évitez d’envoyer des pièces jointes lourdes.

Le format de l’e-mail est également important. La plupart des outils d’emailing permettent de créer des e-mails en format HTML, qui offre plus de flexibilité en matière de design. Cependant, il est recommandé de fournir également une version texte de votre e-mail pour les utilisateurs qui ne peuvent pas ou ne souhaitent pas afficher le HTML.

Test A/B

En emailing, le test A/B est une technique qui permet de tester deux versions d’un même e-mail pour déterminer laquelle est la plus performante. Vous pouvez tester différents éléments comme l’objet, le contenu, le design, l’heure d’envoi, etc.

Ces aspects techniques ne sont pas exhaustifs, mais ils constituent une base solide pour comprendre et mettre en œuvre une stratégie d’emailing efficace.

Avantages et inconvénients de l’envoi d’e-mails en masse

Comme toute stratégie, l’envoi d’e-mails en masse a ses avantages et ses limites.

Les avantages de l’emailing de masse :

• C’est un moyen rapide et facile de communiquer avec votre public ;
• Aucune compétence technique n’est nécessaire pour commencer ;
• C’est une solution économique pour envoyer des messages uniformes à tous vos contacts, comme des invitations à des événements ou des annonces de nouveaux produits.

Les inconvénients de l’e-mailing massif :

• En absence de ciblage précis, vous risquez d’envoyer des e-mails non pertinents à certains destinataires, ce qui peut nuire à l’image de votre marque ;
• En cas d’abus, vos e-mails pourraient être signalés comme spam, ce qui pourrait affecter l’efficacité de vos futures campagnes ;
• Un manque de personnalisation peut entraîner une baisse de vos taux de conversion.

Il faut étudier la qualité des mails envoyés

La stratégie derrière l’envoi d’e-mails en masse : personnalisation et segmentation

Il ne suffit pas d’envoyer un e-mail en masse. Il faut le faire intelligemment ! Pour que chaque destinataire se sente valorisé et unique, il est important de personnaliser vos e-mails. Vous pouvez le faire en :

• Définissant des objectifs précis pour chaque campagne, notamment dans le cadre du lead nurturing automatisé ;
• Segmentant votre liste de diffusion en différents groupes basés sur des critères tels que la localisation, les intérêts ou le secteur d’activité ;
• Utilisant un outil de marketing automation pour créer des séquences d’e-mails adaptées à chaque profil de client ;
• Mettant en place des workflows pour cibler vos clients les plus fidèles et vos prospects les plus qualifiés.

Le respect des réglementations en vigueur (RGPD)

Dans notre ère numérique où l’information est reine, il est impératif de prendre en compte les législations en vigueur relatives à la protection des données, c’est notament le cas si vous souhaitez augmenter la visibilité de votre E-commerce. L’une des plus importantes, particulièrement en Europe, est le RGPD, acronyme du Règlement Général sur la Protection des Données. Adopté en 2016, ce texte juridique s’applique à l’ensemble des États membres de l’Union Européenne et vise à harmoniser les législations nationales concernant la collecte et le traitement des données personnelles. Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux, notamment le consentement explicite des individus avant toute collecte de leurs données, le droit d’accéder à ces données, de les rectifier ou de les supprimer.

Dans le contexte de l’envoi d’e-mails en masse, le RGPD a une implication majeure. Il interdit notamment l’envoi de mails à des individus qui n’ont pas préalablement donné leur accord. En d’autres termes, avant d’ajouter une personne à votre liste de diffusion, vous devez obtenir son consentement explicite. Ce dernier est généralement recueilli par le biais d’une case à cocher lors de l’inscription à une newsletter ou à un service en ligne. En outre, vous devez également offrir à vos abonnés la possibilité de se désabonner facilement de vos communications, généralement via un lien de désinscription placé en bas de chaque e-mail.

Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes, d’où la nécessité d’intégrer pleinement ces règles dans votre stratégie d’envoi d’e-mails en masse. Le respect du RGPD n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi une marque de respect envers vos clients et prospects, et un gage de confiance dans la relation que vous entretenez avec eux.

R.C.