Changer le siège social de votre entreprise est une démarche stratégique qui nécessite de suivre des étapes réglementées avec précision. Ce guide vous accompagne à travers les trois étapes essentielles pour réaliser ce transfert efficacement notamment lorsque l’on souhaite déménager son entreprise.
Étape 1 : Modification des statuts de l’entreprise
Le transfert du siège social implique d’abord la modification des statuts de votre entreprise, une procédure qui varie selon la forme juridique de la société :
- Pour une Société à Responsabilité Limitée (SARL) : Dans ce cas, la décision de déplacer le siège social peut être initialement prise par le gérant de la société. Cependant, pour que cette décision soit effective, elle doit impérativement être ratifiée par une majorité d’associés, qui représentent plus de la moitié des parts sociales. Cette étape est indispensable pour assurer que le changement bénéficie du soutien et de l’approbation de la majorité des parties prenantes de l’entreprise ;
- Pour une Société Anonyme (SA) : Ici, la compétence pour décider du transfert du siège social réside soit avec le conseil d’administration, soit avec le conseil de surveillance de l’entreprise. Une fois cette décision prise par l’un de ces organes, elle doit ensuite être ratifiée par l’assemblée générale ordinaire. Cette double validation assure que le transfert est en accord avec la direction stratégique de l’entreprise et a le soutien de ses actionnaires ;
- Pour une Société par Actions Simplifiée (SAS) : Dans le cas d’une SAS, les modalités de transfert sont généralement déterminées par les statuts établis à la création de l’entreprise. Contrairement aux SARL et SA, il n’y a pas d’obligation légale pour une décision collective. La décision peut être prise par l’organe de direction spécifié dans les statuts, tel que la présidence ou tout autre organe créé par les statuts ;
- Pour une Société Civile : Pour les sociétés civiles, le transfert du siège social doit être voté et approuvé par l’assemblée générale extraordinaire des associés. Les modalités de cette décision sont définies dans les statuts de la société. En l’absence de dispositions spécifiques dans les statuts, les décisions dépassant les pouvoirs du gérant nécessitent l’accord unanime des associés.
Étape 2 : Publication d’un avis de modification
Lors du déplacement du siège social d’une entreprise commerciale, il est impératif pour le dirigeant de l’entreprise de réaliser certaines formalités de publicité. Cette démarche vise à informer officiellement les tiers de la modification de l’adresse du siège social.
Nombre de publications requises
Selon la localisation du nouveau siège social, la réglementation impose différentes exigences de publication :
- Si le nouveau siège social reste dans le même ressort judiciaire que l’ancien, une seule annonce doit être publiée. Cette annonce doit paraître dans un journal autorisé à publier des annonces légales dans le département du nouveau siège social ;
- Si le nouveau siège social se trouve dans un ressort judiciaire différent, deux annonces sont nécessaires. La première doit être publiée dans un journal autorisé du département de l’ancien siège, et la seconde dans un journal du département du nouveau siège.
Il est à noter qu’un changement de ressort judiciaire se produit généralement lorsque l’ancien et le nouveau siège social ne sont pas situés dans le même département.
Responsabilité de la publication
La responsabilité de la publication de l’annonce légale incombe généralement à des figures clés au sein de l’entreprise :
- Dans les EURL, SARL et SCI, cette tâche est habituellement confiée au gérant. Il peut aussi déléguer cette responsabilité à une tierce partie, comme l’expert-comptable de l’entreprise ;
- Dans les SASU et SAS, c’est souvent le président ou tout autre organe de direction prévu par les statuts qui s’en charge. Là aussi, une délégation à un tiers est possible.
Si un tiers est mandaté pour accomplir ces démarches, il doit posséder une autorisation formelle, telle qu’une délégation de pouvoir signée par le représentant légal de la société.
Cette étape de publication d’annonces légales est essentielle pour garantir la légalité et la transparence du processus de transfert de siège social, en informant efficacement le public et les parties prenantes du changement d’adresse de l’entreprise.
Un transfert de siège social doit être ratifié par les associés
Étape 3 : Déclaration auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE)
La troisième et dernière étape du processus de transfert du siège social de votre entreprise implique une déclaration formelle auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Cette étape cruciale assure que toutes les modifications apportées sont officiellement enregistrées et reconnues par les autorités compétentes. Pour ce faire, vous devrez rassembler et soumettre un ensemble de documents importants :
- Un exemplaire certifié de la décision de transfert : Un document officiel, tel que le procès-verbal de l’assemblée ayant pris la décision de transfert, doit être fourni. Ce document doit être certifié conforme par le représentant légal de l’entreprise pour attester de son authenticité et de sa validité ;
- Les statuts mis à jour : Une copie des statuts de votre entreprise, dûment mis à jour pour refléter le nouveau siège social, est nécessaire. Ces statuts doivent également être certifiés conformes par le représentant légal, assurant ainsi qu’ils sont à jour et en accord avec les dernières décisions prises ;
- Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux : Il est impératif de prouver que l’entreprise dispose légalement des nouveaux locaux choisis pour son siège. Ce justificatif peut se présenter sous différentes formes, comme un contrat de bail, un titre de propriété, ou même une facture d’électricité ou d’eau indiquant la nouvelle adresse ;
- Une attestation de publication dans un Journal d’Annonces Légales : Enfin, une preuve de la publication de l’avis de changement de siège dans un journal d’annonces légales est exigée. Cette attestation confirme que l’annonce légale a bien été faite conformément aux exigences légales (le coût pouvant varier), fournissant ainsi une transparence et une officialisation du changement d’adresse.
Ces documents sont essentiels pour compléter le transfert du siège social de votre entreprise de manière conforme et reconnue. Une fois soumis et validés par le CFE, votre entreprise sera officiellement enregistrée à sa nouvelle adresse, marquant la fin du processus de transfert.
Pour conclure
Transférer le siège social de votre entreprise est une procédure délicate qui nécessite une planification minutieuse et le respect des formalités légales. En suivant ces trois étapes, vous pouvez assurer un transfert fluide et conforme aux réglementations en vigueur et demander ensuite un extrait K-Bis auprès du Greffe pour justifier de votre localisation.
R.C.