Quel que soit le type d’activité que l’on souhaite développer, la création d’une entreprise impose de réaliser un prévisionnel (souvent appelé Business Plan) comprenant plusieurs éléments comme un plan de financement, un compte de résultat prévisionnel mais aussi un plan de trésorerie. Pour être efficace dans l’analyse des entrées et sorties d’argent, on constitue donc, une fois l’activité lancée, ce que l’on appelle un tableau de flux de trésorerie.
Contexte du tableau de flux de trésorerie
Durant la première année d’activité d’une nouvelle entreprise, on a besoin de beaucoup de données qui sont généralement inconnues (les entrées et les sorties d’argent ne sont jusque là que du prévisionnel mois après mois). Par ailleurs, on connaît, en tant que chef d’entreprise, une situation souvent tendue sur le plan du flux de trésorerie. Rare sont les entreprises qui obtiennent des crédits fournisseur au démarrage ou les clients paient parfois à crédit.
Mais ces situations de trésorerie que l’on peut considérer comme problématiques n’empêchent pas le fait qu’une entreprise doit faire face à ses besoins comme le fait de financer son BFR, financer les immobilisations et les premiers mois d’exploitations qui permettent rarement de récupérer des recettes suffisantes pour financer plusieurs cycles d’exploitation. Il apparaît donc plus qu’utile de pouvoir analyser ses flux de trésorerie pour pouvoir anticiper les dépenses plus sereinement, c’est là qu’intervient la création du tableau de flux de trésorerie.
Exemple de tableau des flux de trésorerie
Lorsqu’il est prévisionnel, ce tableau doit être établi à partir du plan de financement prévisionnel et du chiffre d’affaires prévisionnel (certains charges variables sont assez facilement identifiables, les charges fixes et consommations intermédiaires, de manière générale, peuvent être estimées sur devis).
Comment compléter le tableau des flux de trésorerie ?
Avec l’aide des comptes annuels, on dispose d’informations très utiles pour bâtir son tableau de flux de trésorerie. Il faut toutefois effectuer quelques calculs des fonds nécessaires et se baser empiriquement sur l’année précédente. Ainsi :
L’analyse du bilan a l’avantage de permettre une détermination des fonds nécessaires au financement de l’entreprise. La saisonnalité des encaissements et décaissements permet d’envisager un prévisionnel sur l’année qui arrive également.
Les fonds nécessaires pour l’activité et le cycle de production de l’entreprise prendra ici pour base le Fonds de roulement et le besoin en fonds de roulement puisque FDR-BFR = Trésorerie.
Que doit-on assurément mettre dans le tableau de trésorerie ?
Régulièrement, mettez à jour votre tableau en apportant uniquement les encaissements prévus des clients et en apportant tous les décaissements. Ces derniers sont généralement plus faciles à étudier, ce qui vous permet d’utiliser le tableau de flux de trésorerie comme un document fixant des objectifs.
En le suivant régulièrement et surtout en le mettant à jour le plus possible, on a ici une attitude de gestionnaire très intéressante.
Que faire avec le tableau de trésorerie ?
En mettant ce qui relève du prévisionnel et en observant les soldes mois par mois, le tableau des flux de trésorerie permet d’anticiper les besoins qui pourraient ne pas être couverts. Cela permet d’avoir des stratégies opérationnelles en matière de gestion en anticipant par exemple le fait de ne pas investir plus, de communiquer mieux et éventuellement de solliciter sa banque ou des organismes financiers pour avoir des facilités de caisse (affacturage, prêts court terme, découvert, etc.).
Les solutions en cas manque de trésorerie
Si, un mois dans l’année, vous constatez que votre solde prévisionnel de trésorerie devient négatif, il existe des solutions pour pouvoir continuer l’activité. Le fait d’avoir identifier le problème en amont, parfois plusieurs mois avant l’échéance avec ce type d’outil, permet d’être plus serein sur les solutions envisagées ci-après.
Délais d’encaissements et d’encaissements plus rapprochés
Il apparaît que c’est ici la solution la plus simple. On peut essayer de raccourcir les délais d’encaissement des clients (c’est aussi l’occasion de vérifier que toutes les factures émises ont été payées à terme échu). On peut également prendre contact avec les fournisseurs pour essayer d’obtenir des délais supplémentaires de décaissements, la loi autorisant les entreprises jusqu’à 30 jours de délai. Ces solutions sont probablement celles qu’il faut prioritairement mettre en place puisqu’elles influencent grandement le BFR évoqué plus haut.
Faire de l’affacturage
Considéré souvent à tort comme une solution trop coûteuse, l’affacturage a l’immense avantage de raccourcir les délais de paiement. Cela implique de laisser des commissions au passage pour le transfert de la dette. On peut par exemple ici se tourner vers la banque qui travaille généralement avec des sociétés spécialisées. Il existe aussi des start-up sur le secteur.
Solliciter un crédit court à la banque ou un découvert
Votre organisme bancaire pourra vous aider si vous n’avez pas trop d’endettement et si l’activité de votre entreprise montre que le phénomène est passager. Cela passe par la possibilité de créer un découvert autorisé ou par le fait de solliciter un financement exceptionnel des besoins. Cette seconde solution est souvent plus facilement acceptée en fonction du statut juridique de l’entreprise, une banque sait ainsi qu’elle pourra toujours engager la responsabilité du chef d’entreprise sur le remboursement de ses crédits s’il est par exemple entrepreneur individuel (c’est plus délicat parfois pour les personnes morales).
Mettre en place un prélèvement automatique
Pour certaines activités, il est tout à fait possible de mettre en place des prélèvements automatiques (notamment pour les solutions SAAS, les E-commerces et certains prestataires de service). Cela permet d’envisager plus sereinement les futurs encaissements et d’assurer des entrées tout au long du contrat.
On comprend bien ici que tous les chefs d’entreprises devraient disposer d’un tableau de flux de trésorerie pour analyser plus facilement sa situation financière.
X.D.